Software comercial o desarrollo a medida para conciliación de tarjetas: ventajas, costos y qué conviene elegir

¿Por qué las empresas evalúan desarrollar un software propio?

Las razones más habituales por las que las empresas suelen considerar un desarrollo a medida para resolver la conciliación de tarjetas son:

• Integración con sistemas propios.
• Requerimientos particulares de la empresa.
• Evitar el pago de licencias.
• Control total sobre la solución.

Sin embargo, muchas veces se analiza únicamente el costo inicial del software comercial y no el costo total de propiedad que tendrá la solución durante los próximos años.

El verdadero desafío no es desarrollar el sistema

Cuando una empresa evalúa un desarrollo a medida, generalmente piensa en la programación inicial de la herramienta. Pero el desafío más importante aparece después de la puesta en marcha.

El ecosistema de medios de pago cambia constantemente: nuevas modalidades de cobro, nuevas billeteras virtuales, cambios en el formato de las liquidaciones electrónicas, nuevos códigos para comisiones e impuestos, entre muchos otros aspectos.

Una solución que hoy funciona correctamente puede requerir múltiples ajustes posteriores para seguir operando de manera confiable. Por eso, el costo de desarrollo inicial suele representar solo una parte del esfuerzo total.

Ventajas de un software comercial de conciliación

Las soluciones especializadas para la conciliación de tarjetas fueron diseñadas específicamente para resolver este problema y evolucionan constantemente junto con el mercado.

Entre las principales ventajas de un software comercial de conciliación se encuentran:

• Implementación inmediata: No es necesario esperar meses de análisis, desarrollo y pruebas. La empresa puede comenzar a trabajar en un plazo mucho menor y obtener resultados rápidamente. En general, la puesta en marcha de una solución especializada no suele demorar más de uno o dos meses, mientras que un desarrollo a medida puede extenderse durante varios meses antes de estar disponible para su uso.
• Menor riesgo operativo: Se trata de soluciones utilizadas por múltiples clientes y probadas en escenarios reales. Los errores y casos especiales suelen haber sido detectados y resueltos previamente, reduciendo significativamente los riesgos asociados a la implementación.
• Actualizaciones permanentes: Ante cambios que puedan surgir en los formatos que proveen las procesadoras y en la operatoria, un proveedor especializado mantendrá el sistema siempre actualizado, proveyendo a la empresa de una nueva versión en el menor plazo posible, sin costos adicionales y sin que la empresa deba destinar recursos a desarrollo.
• Soporte especializado: Además del software, al trabajar con un proveedor especializado, la empresa accede al conocimiento acumulado de expertos que trabajan cada día con conciliaciones, liquidaciones y medios de pago. En muchos casos, el asesoramiento operativo es tan valioso como la herramienta misma y este conocimiento que no puede ser provisto por un desarrollador de software a medida.

 

Los costos ocultos del desarrollo a medida

Cuando se calcula el costo de un desarrollo interno, frecuentemente se consideran únicamente las horas iniciales de programación y suelen subestimarse otros factores importantes como:

• Mantenimiento continuo y dependencia del proveedor: Una vez desarrollado el sistema, cada modificación por parte de las procesadoras o error detectado, solo puede ser solicitado a la empresa desarrolladora y requerirá nuevas tareas de análisis, desarrollo y pruebas, con su consiguiente costo extra. Como solo el proveedor original conoce en profundidad la lógica implementada, suele ser difícil cambiar de proveedor.
• Tiempo de respuesta: Ante un cambio en la operatoria o una nueva necesidad del negocio, en general llevará más tiempo a un desarrollador de software genérico comprender el alcance de las modificaciones, implementarlas y ponerlas a prueba, resultando en un retraso en la operación diaria.
• Costos futuros difíciles de prever: Una solución que inicialmente parecía económica puede requerir inversiones constantes para mantenerse actualizada.

¿Qué sucede cuando hay cambios en la operatoria?

Este es uno de los puntos más importantes y, al mismo tiempo, uno de los menos considerados durante la evaluación.

Las procesadoras y billeteras virtuales siguen evolucionando y, como consecuencia de ello, realizan cambios en los archivos de liquidaciones electrónicas, los portales desde donde éstas se descargan, los códigos utilizados para identificar conceptos como gastos e intereses y otros aspectos operativos.

Cuando la empresa utiliza un desarrollo propio, cada uno de estos cambios debe ser analizado, programado, probado e implementado, lo que implica una nueva inversión y tiempos de adaptación.

En cambio, cuando utiliza una solución especializada como Atana SoftCard, estas actualizaciones están incluidas como parte del servicio y se realizan con rapidez para que la organización pueda seguir operando normalmente, sin interrupciones ni costos adicionales.

La flexibilidad también importa

Las necesidades de una empresa no permanecen estáticas. Es habitual que con el tiempo se produzcan cambios como la apertura de sucursales, cambios de procesadoras, incorporación de nuevas billeteras virtuales y medios de pago, o la expansión de operaciones.

Con un desarrollo propio, cada nueva integración puede transformarse en un proyecto adicional. Por el contrario, una plataforma especializada suele contemplar estos escenarios, permitiendo acompañar el crecimiento del negocio sin necesidad de iniciar nuevos desarrollos cada vez que surge una necesidad.

Mayor libertad para elegir proveedores

Al elegir un proveedor especializado existe una preocupación frecuente entre las empresas: quedar atadas a ese proveedor. Sin embargo, en el mercado de software especializado para conciliación de tarjetas esto suele ser mucho menos problemático que en un desarrollo a medida.

La mayoría de los proveedores trabajan bajo esquemas similares, sin tiempos mínimos de permanencia, utilizando las mismas fuentes de información y con procesos relativamente estandarizados. Esto permite que de ser necesario, una empresa pueda cambiar de solución en el futuro si así lo desea, sin depender exclusivamente de un desarrollo construido a medida por un único proveedor.

El valor del conocimiento especializado

La conciliación de tarjetas no es solamente un problema tecnológico. También involucra aspectos operativos, administrativos y financieros. Por eso resulta importante contar con un proveedor que no solo ofrezca software, sino también experiencia en la operatoria diaria.

Un equipo especializado puede ayudar a interpretar liquidaciones, analizar diferencias, comprender cambios y sugerir mejores prácticas de control. Este conocimiento difícilmente pueda obtenerse mediante un desarrollo interno por sí solo.

En conclusión, ¿qué conviene?

La respuesta dependerá de cada organización, pero en la mayoría de los casos, aunque un desarrollo a medida puede parecer más adaptable a las necesidades de la empresa, en la práctica la mayoría de los requerimientos habituales ya están contemplados por los software especializados de conciliación.

Cuando se consideran todos los factores involucrados, para la mayoría de las organizaciones una solución especializada suele representar una alternativa más eficiente, ya que se reducen riesgos, se acelera la implementación y la empresa se asegura una solución que siempre estará actualizada ante cambios del mercado sin costos adicionales.

Sobre Atana SoftCard

Atana SoftCard es un software especializado en la conciliación y control de ventas con tarjetas, billeteras virtuales y otros medios de pago electrónicos. Es utilizado por empresas de distintos sectores y países, cuenta con actualizaciones constantes y soporte local especializado, y evoluciona permanentemente para adaptarse a los cambios de las procesadoras y la operatoria del mercado.

Para conocer cómo funciona y evaluar si es la mejor alternativa para su organización, solicite una demostración personalizada.