Qué son las liquidaciones electrónicas de tarjetas y cómo funcionan

Los distintos tipos de liquidaciones: PDF, reportes y archivos electrónicos

No todas las empresas trabajan con liquidaciones electrónicas. Según el nivel de acceso configurado con cada procesadora y los recursos disponibles en el área administrativa, existen tres formas de obtener la información de liquidaciones:

• Liquidaciones en PDF: El formato más básico que ofrecen las procesadoras es el resumen en PDF. Contiene información de totales y algunos datos de las transacciones, pero con mucho menos detalle que las versiones electrónicas y en un formato no procesable automáticamente. Para conciliar con PDFs suele ser necesario ingresar los datos a mano en una planilla, lo que lo convierte en el proceso más lento y propenso a errores.
• Reportes exportables (CSV o XLS): Muchas procesadoras permiten exportar reportes de movimientos en formato .csv o .xls, con el detalle de las transacciones por un lado y los netos a acreditar por otro. Son archivos más completos que el formato en PDF y se pueden abrir en planillas de cálculo, pero sin el software adecuado igualmente requieren trabajo manual, ya que cada procesadora tiene su propia estructura de columnas, y es preciso ajustar a mano los formatos de fecha y decimales antes de poder cruzar la información.
• Liquidaciones electrónicas: Las liquidaciones electrónicas son archivos diseñados específicamente para ser procesados por los softwares de conciliación de tarjetas. Contienen información de las transacciones como las liquidaciones en PDF, pero con mayor nivel de detalle, en un formato estructurado registro por registro y organizadas por fecha de pago. Son la fuente ideal para la conciliación automatizada, ya que un software de conciliación las importa directamente, interpreta su estructura y cruza los datos sin intervención manual.

Qué información contiene una liquidación electrónica

El contenido varía según la procesadora, pero en general una liquidación electrónica incluye, para cada transacción:

• Número de cupón
• Lote
• Código de autorización
• Fecha de la operación
• Tipo y número de tarjeta (parcial, por razones de seguridad)
• Importe bruto de la venta
• Cantidad de cuotas y número de cuota que se liquida en ese período
• Aranceles descontados
• Retenciones impositivas aplicadas (IVA, Ingresos Brutos, Ganancias)
• Importe neto a acreditar
• Fecha de acreditación prevista

La liquidación no es un resumen global: cada transacción aparece como un registro individual, lo que permite hacer el cruce cupón por cupón durante la conciliación.

Formatos de archivo: cada procesadora tiene el suyo

Uno de los desafíos de trabajar con liquidaciones electrónicas es que no existe un formato estándar. Cada procesadora define su propia estructura de archivo, lo que significa que interpretar y cruzar liquidaciones de múltiples fuentes requiere conocer el formato de cada una. Además, muchos de estos archivos requieren, una vez abiertos, configurar los formatos de fecha y número (decimales con coma o punto).

Algunos ejemplos de los formatos más usados son:

• Archivos .txt: con estructura de ancho fijo o delimitado por caracteres (coma, punto y coma, tabulaciones u otro carácter), donde cada campo ocupa una posición determinada dentro de cada línea. Fiserv, American Express y Cabal suelen usar este tipo de formatos.
• Archivos .csv: un formato más amigable que facilita su apertura en planillas de cálculo, aunque suele ser necesario también corregir formatos de fecha y números. Tarjeta Naranja, por ejemplo, utiliza este tipo de archivo.
• Archivos .xls o .xlsx: los menos frecuentes, ya que pueden presentar problemas de compatibilidad según la versión de Microsoft Excel con la que se trabaje. Es habitual en tarjetas regionales o procesadoras más pequeñas.
• Archivos comprimidos .zip: algunas procesadoras como Prisma entregan los archivos comprimidos, lo que agrega un paso extra al proceso antes de poder trabajar con ellos.

Esta diversidad de formatos es uno de los argumentos más fuertes a favor del uso de un software de conciliación de tarjetas: en lugar de interpretar manualmente cada tipo de archivo, los softwares comerciales los importan y traducen todos a un formato unificado. Además, cuando una procesadora realiza un cambio en su formato de archivo, los proveedores de software suelen ajustar sus productos rápidamente para que sus clientes puedan seguir operando sin interrupciones.

Cómo se obtienen las liquidaciones electrónicas

En la mayoría de los casos, las liquidaciones electrónicas se descargan manualmente desde el portal web de cada procesadora. Algunas también ofrecen acceso vía FTP, lo que permite automatizar la descarga. En ambos casos, el comercio necesita tener habilitado el servicio de liquidaciones electrónicas con cada procesadora.

Algunas procesadoras pueden cobrar un cargo por el acceso al servicio de liquidaciones electrónicas. Es conveniente verificarlo directamente con cada una al momento de la habilitación.

Cómo se usa la liquidación para conciliar

Una vez obtenida la liquidación, el proceso de conciliación consiste en cruzar sus registros contra dos fuentes: las ventas del sistema del comercio y los movimientos acreditados en la cuenta bancaria.

En el cruce con las ventas se trabaja con los importes brutos para verificar que todos los cupones del período estén incluidos en la liquidación y que los montos coincidan. En el cruce con el banco se trabaja con los importes netos para confirmar que los depósitos recibidos corresponden a lo que la liquidación indicaba que se acreditaría. Para más información sobre este proceso, consultar nuestro post sobre el proceso de conciliación de tarjetas.

Cuando el proceso se hace manualmente, cada archivo debe abrirse, interpretarse según la estructura propia de esa procesadora y volcarse a una planilla para poder compararlo. Con múltiples procesadoras y volúmenes altos de transacciones, este trabajo puede insumir bastante tiempo. Es el punto donde la mayoría de las empresas evalúa la incorporación de un software de conciliación.

Las billeteras virtuales y sus reportes de movimientos

Las billeteras virtuales como MercadoPago, Modo o Ualá no emiten liquidaciones electrónicas en el sentido estricto del término, pero ofrecen reportes de movimientos descargables desde sus portales con información similar: detalle de transacciones, montos, fechas y acreditaciones. La lógica de conciliación es la misma —cruzar ventas, movimientos y acreditaciones bancarias— aunque cada plataforma tiene su propia estructura de archivo y nomenclatura. Por simplicidad, muchas veces se engloba en “liquidaciones electrónicas” a todos los archivos de tarjetas y billeteras electrónicas que se necesitan para conciliar.

Conclusión

Las liquidaciones electrónicas son el recurso ideal para automatizar la conciliación de tarjetas. Su estructura detallada, registro por registro y organizada por fecha de pago, es exactamente lo que los softwares de conciliación como Atana SoftCard necesitan para procesar la información sin intervención manual. Para empresas que aún no las tienen configuradas, algunos proveedores de software acompañan al cliente en el proceso de solicitarlas a cada procesadora durante la implementación.